MEKANISME PELAKSANAAN TENDER/LELANG

Dasar : Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018, perubahan pertama Nomor 12 Tahun 2021 dan Perubahan kedua Nomor 46 Tahun 2025

Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya melalui Tender

A. Tahap 1 — Perencanaan Pengadaan

No.	Kegiatan	Pelaksana	Output
1	Identifikasi kebutuhan	PA/KPA/PPK	Daftar kebutuhan
2	Penyusunan spesifikasi teknis/KAK	PPK	Spesifikasi teknis/KAK
3	Penyusunan perkiraan biaya/HPS sesuai ketentuan	PPK	HPS
4	Penetapan cara pengadaan dan metode pemilihan	PPK	Strategi pengadaan
5	Penetapan dan pengumuman RUP	PA/KPA	RUP pada SiRUP
6	Penyusunan jadwal pelaksanaan	PPK/Pokja Pemilihan	Jadwal pengadaan

 

B. Tahap 2 — Persiapan Pengadaan oleh PPK

PPK menyiapkan dokumen yang diperlukan, antara lain:

1. Spesifikasi teknis/KAK;
2. HPS;
3. Rancangan kontrak;
4. Persyaratan kualifikasi dan persyaratan teknis;
5. Rancangan jadwal pelaksanaan pekerjaan;
6. Ketentuan pembayaran;
7. Ketentuan jaminan apabila dipersyaratkan;
8. Ketentuan penggunaan Produk Dalam Negeri apabila relevan;
9. Ketentuan lain yang diperlukan sesuai karakteristik pekerjaan.

PPK kemudian menyampaikan dokumen persiapan pemilihan kepada Pokja Pemilihan.

 

C. Tahap 3 — Persiapan Pemilihan

Pokja Pemilihan melakukan:

Review dokumen → menetapkan dokumen pemilihan → menetapkan jadwal → menyiapkan paket pada SPSE.

Pada tahap ini dilakukan pemeriksaan antara lain:

• kesesuaian spesifikasi;
• HPS;
• persyaratan kualifikasi;
• persyaratan teknis;
• rancangan kontrak;
• metode evaluasi;
• jadwal pemilihan.

Apabila terdapat ketidaksesuaian, Pokja berkoordinasi dengan PPK untuk perbaikan dokumen sebelum tender dilaksanakan.

D. Tahap 4 — Pelaksanaan Tender melalui SPSE

Secara sederhana mekanismenya:

Pengumuman Tender
↓
Pendaftaran dan Download Dokumen Pemilihan
↓
Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)
↓
Penyampaian Dokumen Penawaran
↓
Pembukaan Dokumen Penawaran
↓
Evaluasi Penawaran
↓
Evaluasi Kualifikasi
↓
Pembuktian Kualifikasi
↓
Penetapan Pemenang
↓
Pengumuman Pemenang
↓
Masa Sanggah
↓
Jawaban Sanggah
↓
SPPBJ
↓
Penandatanganan Kontrak
↓
Pelaksanaan Pekerjaan
↓
Serah Terima
↓
Pembayaran dan Evaluasi Kinerja Penyedia

Pelaksanaan pemilihan penyedia secara elektronik dilakukan melalui SPSE, termasuk proses e-Tendering/e-Seleksi.

E. Tahap 5 — Evaluasi Penawaran

Pokja Pemilihan melakukan evaluasi berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan.

Secara umum:

1. Evaluasi Administrasi

Memeriksa pemenuhan persyaratan administrasi penawaran.

2. Evaluasi Teknis

Memeriksa kesesuaian antara penawaran penyedia dengan:

• spesifikasi teknis/KAK;
• metode pelaksanaan;
• jadwal pelaksanaan;
• personel/peralatan apabila dipersyaratkan;
• persyaratan teknis lainnya.

3. Evaluasi Harga

Memeriksa kewajaran dan kesesuaian harga penawaran dengan ketentuan evaluasi yang ditetapkan.

4. Evaluasi Kualifikasi

Memeriksa kemampuan dan persyaratan kualifikasi peserta.

5. Pembuktian Kualifikasi

Apabila diperlukan sesuai metode dan ketentuan yang berlaku, Pokja melakukan pembuktian terhadap data/kualifikasi peserta.

---

F. Tahap 6 — Penetapan dan Pengumuman Pemenang

Setelah seluruh proses evaluasi selesai:

Pokja Pemilihan menetapkan pemenang → mengumumkan hasil pemilihan melalui SPSE → memberikan kesempatan sanggah sesuai ketentuan.

Apabila terdapat sanggah, Pokja memberikan jawaban atas sanggah tersebut sesuai ketentuan.

Jika proses telah selesai dan tidak terdapat permasalahan yang menyebabkan proses harus diulang/dibatalkan, dilanjutkan ke tahap penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).

---

G. Tahap 7 — Penandatanganan Kontrak

Setelah SPPBJ diterbitkan:

PPK → Penyedia

melakukan persiapan dan penandatanganan kontrak sesuai dokumen pemilihan dan penawaran yang telah ditetapkan.

Kontrak sekurang-kurangnya memuat ketentuan mengenai:

• para pihak;
• jenis dan lingkup pekerjaan;
• nilai kontrak;
• jangka waktu;
• hak dan kewajiban para pihak;
• cara pembayaran;
• jaminan apabila dipersyaratkan;
• ketentuan perubahan kontrak;
• denda/sanksi;
• keadaan kahar;
• pemutusan kontrak;
• penyelesaian perselisihan;
• serah terima pekerjaan.

---

H. Tahap 8 — Pelaksanaan Kontrak

Setelah kontrak ditandatangani:

Penyedia melaksanakan pekerjaan → PPK melakukan pengendalian dan pengawasan → hasil pekerjaan diperiksa → dilakukan pembayaran sesuai prestasi.

PPK melakukan pengendalian terhadap:

• kualitas;
• kuantitas;
• waktu;
• biaya;
• kesesuaian spesifikasi;
• pelaksanaan kontrak.

Apabila terdapat perubahan pekerjaan, perubahan kontrak dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku dan tidak boleh dilakukan secara informal di luar mekanisme kontrak.

---

I. Tahap 9 — Serah Terima Hasil Pekerjaan

Setelah pekerjaan selesai:

Penyedia → PPK

menyampaikan hasil pekerjaan.

PPK melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan.

Apabila telah sesuai:

 

 

Mekanisme e-Purchasing PA Jambi

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN
↓
PENYUSUNAN SPESIFIKASI/KAK
↓
PENETAPAN HPS/REFERENSI HARGA
↓
CEK KETERSEDIAAN PRODUK DI KATALOG ELEKTRONIK
↓
PENENTUAN METODE E-PURCHASING
├── Pembelian Langsung
├── Negosiasi Harga
└── Mini Kompetisi
↓
PEMILIHAN PRODUK/PENYEDIA
↓
NEGOSIASI/EVALUASI SESUAI METODE
↓
PENETAPAN HASIL
↓
SURAT/BUKTI PESANAN
↓
PELAKSANAAN PESANAN
↓
PEMERIKSAAN BARANG/JASA
↓
SERAH TERIMA
↓
PEMBAYARAN
↓
PENILAIAN/EVALUASI KINERJA PENYEDIA